8 conseils pour rédiger un mail professionnel de manière efficace

Rédiger un mail dans le monde professionnel demande de respecter quelques règles pour être bien compris et atteindre son but. Talents d'ici vous détaille les pistes principales. 

1 - La règle d'or : un seul sujet par mail

Quand on est pressé, la tentation pour gagner du temps est de glisser dans un même mail des informations de natures différentes. Exemple : mélanger dans un même message une information importante sur une réunion à venir et poser des questions sur le déménagement prochain de votre entreprise.

Le destinataire peut se concentrer sur la réunion et perdre de vue vos questions sur le déménagement et au final vous devrez reposer vos questions dans un deuxième mail. Vous perdrez du temps alors que vous cherchiez à en gagner.

La règle d'or est donc de sérier les questions et de n'en traiter qu'une seule par mail.  

2 - Dans l'objet du mail, soyez bref et informatif

A la lecture de l'objet du mail, votre interlocuteur doit savoir immédiatement de quoi il retourne. Banissez l'objet à rallonge. Exprimez l'objet du mail par des mots clés qui pourront servir aussi à votre interlocuteur pour rechercher votre mail par la suite.

3 - Allez droit au but :  exprimez le plus important dans les premiers paragraphes du mail

Le lecteur de votre mail est comme vous : il n'a pas beaucoup de temps. Donc il doit avoir compris l'essentiel de votre message dès les premiers paragraphes, voire les premiers mots.

4 - Indiquez clairement si vous attendez une réponse et dans quel délai 

Chacun a son système de réponse. Certains de vos collègues sont réactifs et précis dans leur réponse. D'autres entretiennent un rapport plus distant avec leurs mails et répondent avec un délai supérieur.

N'hésitez pas cependant à écrire une formule comme "dans l'attente de votre réponse, si possible avant la fin de la semaine..." pour signifier à votre destinataire qu'une réaction de sa part est attendue.

A l'inverse, n'hésitez pas non plus à indiquer "je vous écris pour information" si vous n'attendez pas de réponse particulière de votre destinataire.

5 -  Evitez l'humour et les smileys 

L'humour peut provoquer d'énormes malentendus.

D'abord parce que le mail est un media froid : il existe toujours une différence entre une intention de faire de l'humour et la manière dont le message est reçu. 

Ensuite ce qui peut vous paraître drôle ne l'est pas forcément pour votre collègue et inversement. C'est valable dans la vie professionnelle comme dans la vie privée. Même si le message est accompagné de smileys qui peuvent aggraver l'incompréhension quand elle s'installe.

Enfin parce que l'humour suppose de prendre du recul par rapport à une situation alors que la vie professionnelle impose parfois des exigences contre lesquelles il est difficile de prendre du recul. 

6 - La ponctuation : à manipuler avec précaution ! 

Multiplier les points d'interrogation, les virgules, ou les points d'exclamation ne sert à rien. Cela alourdit votre phrase. Visez toujours la sobriété avec une construction de phrases de type "sujet-verbe-complément" et vous gagnerez en clarté et en efficacité pour faire passer votre message.

7 - N'écrivez jamais en majuscules

 Dans le web, les textes s'écrivent en minuscule (Mis à part les titres et intertitres de l'article que vous êtes en train de lire). C'est une convention qui a été adoptée partout dans le web en particulier pour une question de lisibilité : les lettres écrites en minuscules se lisent beaucoup mieux. 

Par extension, la minuscule a gagné tous les points clés du web. Par exemple : les adresses de sites, les url comme https://www.talentsdici.fr/ s'écrivent toujours en minuscules. Les adresses de courriers électroniques, talentsdici@nouvelle-aquitaine.fr s'écrivent toujours en minuscules.  

Si bien que les lettres écrites en MAJUSCULES dans un texte web donnent l'impression à l'interlocuteur que vous haussez le ton.

Faites un test : envoyez-vous un mail à vous-même tout en majuscule et observez ce que la lecture provoque en vous !

8 - Si le mail est important, mais pas urgent : laissez passer une nuit

Vous avez terminé de rédiger votre mail. Il est d'une importance stratégique haute mais il peut attendre un peu. Un conseil : laissez-le reposer une nuit. A la relecture, le lendemain, des détails vous sauteront au yeux. Une formulation que vous pourrez améliorer, une présentation des idées plus percutante. 

Si vous n'avez pas le temps d'attendre, faites un test sur vous-même en vous l'envoyant.  Ca prendra quelques minutes supplémentaires, mais cela peut vous permettre de beaucoup l'améliorer.