La Direction logistique et magasins recherche un.e responsable du centre organisateur manifestations. Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené.e à :
Animer et piloter des équipes
Coordonner l'activité des équipes du centre impliquées dans les manifestations : UPI, chauffeurs. Faire le lien avec le responsable pour l’activité sono vidéo ;
planifier les tâches correspondantes ;
encadrer les équipes UPI, chauffeurs + coordonnatrices manifestations ;
évaluer les agents.
Réaliser de la gestion de ressources humaines
Gestion des temps de travail des agents du centre : validation E-temptation des congés, RTT, formations…
Être une interface avec les services
Assister et conseiller des services pour l’organisation des réunions de travail et des manifestations.
Exploiter votre expertise métier
Sélectionner les ressources les plus adaptées pour la manifestation en fonction des critères retenus (interne ou externe, coût, délai…).
Coordonner et contrôler
Transmettre des besoins aux prestataires internes, externes et aux partenaires institutionnels :
nettoyage et aménagement des salles ;
maintenance technique externalisée ;
fourniture de matériels spécifiques et de végétaux ;
équipement audiovisuel et informatique des salles ;
prise de photos, captation vidéo ;
réalisation de signalétique et de supports informatifs.
Commander des prestations de traiteur
Commander aux différents titulaires des marchés et à la Direction des restaurants.
Gestion du transport et de l'hébergement
Commander des billets de transport des personnalités invitées. Organiser l’accompagnement des personnalités par chauffeur interne. Réserver leur hébergement.
Coordonner les prestations chauffeurs
Transport d’élus, d’intervenants et de Directeurs ;
distribuer des documents du conseil, du bureau, des commissions, de documents urgents pour les Directions et pour les manifestations ;
transporter des parapheurs et petits matériels manifestations ;
livrer des boissons commandées par les services à la direction des restaurants.
Gérer la sécurité
Demander à la sécurité intérieure d’ouverture des accès. Commander au prestataire de sécurité externalisée une présence d’agents en fonction de la liste des participants transmise ;
demander les autorisations de stationnement.
Réaliser le suivi administratif
Préparer et suivre des dossiers administratifs relatifs aux manifestations : devis, conventions de location de salles… ;
contribuer à la rédaction et à l’analyse des offres des marchés de traiteur.
Indicateurs
Tenir les tableaux de bord et indicateurs de l’activité manifestations, UPI et chauffeurs.
Pour mener à bien vos missions, vous avez des connaissances sur les marchés publics et les finances publiques. Vous avez également une bonne culture territoriale.
Vous avez une bonne capacité à :
vous organiser ;
animer et coordonner une équipe ;
rendre compte ;
hiérarchiser les demandes, établir des priorités et planifier les activités.
Reconnu.e pour votre ouverture d'esprit et votre dynamisme, vous détenez également des qualités relationnelles et de leadership. Diplomate, vous savez travailler en équipe et en autonomie. Votre capacité à être force de proposition sera un atout majeur pour mener à bien vos missions.
Vous piloterez les missions du centre organisateur des manifestations et assurerez la qualité des services rendus. Le centre est composé de 3 équipes fonctionnelles distinctes : l'équipe coordination des manifestations, l'équipe UPI (Unité Polyvalente d'Intervention) et l'équipe des chauffeurs-vaguemestres. Vous organiserez des réunions de travail, colloques, séminaires et autres manifestations sur les différents sites géographiques de l'agglomération.