GERER LES ACTES RELATIFS AU PATRIMOINE FONCIER DU SIBA (en lien avec les services juridique et technique) :
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conventions d’occupation temporaire ou permanente (servitudes, baux, cession d’usufruit, etc.) nécessaires à l’exécution des missions du SIBA ;
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actes de cession / acquisitions ;
ASSURER LE ROLE DE PERSONNE RESSOURCE POUR L’UTILISATION DE L’OUTIL DE GED PAR LES SERVICES DE L’ADMINISTRATION GENERALE (formation préalable en interne)
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mise à jour des données générales de l’outil de GED ; vérification de la qualité des données (exactitude, actualité etc.),
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aide à l’optimisation de ses process et à son utilisation efficiente ;
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paramétrage de certains process ;
CONTRIBUER QUOTIDIENNEMENT AUX MISSIONS DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL :
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traitement de courriers arrivée/départ notamment à l’aide de l’outil GED ACROPOLIS ;
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relecture/vérification de documents et rédaction de courriers ;
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vérification de parapheurs et suivi des circuits de signatures ;
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assistance à la tenue des réunions des commissions thématiques (convocations, logistique, diffusions, mise en ligne, etc.) ;
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préparation et suivi des réunions des conseils du SIBA ;
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passation et suivi de commandes ;
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télétransmission de documents au contrôle de légalité ;
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mise à jour du site institutionnel, (insertion d’informations, dépôt de documents etc.)
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classement, archivage, destruction de documents ;
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contribution au secrétariat des marchés publics de l’ensemble des services (phase procédure des consultations, en lien avec le juriste du SIBA) ;
CONTRIBUER AUX MISSIONS D’ACCUEIL (SELON NECESSITE DU SERVICE) :
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mener à bien toutes les missions en lien avec le poste de l’agent chargé de l’accueil : accueillir, renseigner, orienter les usagers (accueil physique et téléphonique), gestion des courriers/colis, …
COLLABORER PONCTUELLEMENT AVEC LES AUTRES SERVICES MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION
PC avec applications bureautiques : suite Microsoft Office, Adobe Acrobat, Gestion Électronique de Documents (GED ACROPOLIS), utilisation du Système d’Information Géographique (SIG).
Pour les missions Commande Publique : logiciel métier MARCO d’AGYSOFT et plate-forme de dématérialisation des procédures AMPA.
L’essentiel de l’activité repose sur l’utilisation des outils bureautiques, il est donc impératif d’avoir une bonne maîtrise notamment des applications de type Word (fonctions avancées), Excel (fonctions de base minimum) et une capacité d’adaptation aux évolutions technologiques bureautiques.
Le poste nécessite de posséder des compétences rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.
Aptitudes professionnelles pour la gestion et l’animation de la base de données : vous savez gérer et actualiser une base d'informations. Le travail s’organisant en transversalité, des qualités d’organisation, de rigueur, de méthode et de précision sont requises. Perspicacité, constance et ténacité sont de mise.
L’activité s’exerce par ailleurs en relation avec les différents pôles, en contact direct avec le public et les institutions extérieures. Il est important d’actualiser en continu sa connaissance du fonctionnement du SIBA et des services ainsi que de la répartition des compétences institutionnelles sur le territoire. L’intérêt pour les activités du Syndicat et plus largement l’actualité du Bassin d’Arcachon sont des qualités indispensables.
Des capacités relationnelles et pédagogiques sont essentielles : il est nécessaire d’avoir le sens du contact et de l’écoute, d’être dynamique et persévérant ; au contact d'interlocuteurs variés, de la diplomatie sera nécessaire.
Le poste nécessite polyvalence et autonomie au sein d’un travail d’équipe avec qui les tâches sont partagées et pour lequel il est demandé de communiquer les informations et de rendre compte pour garantir une parfaite continuité dans le suivi à court et long terme des dossiers.
Réactivité et sens des priorités sont également des valeurs clés pour réussir ces missions et maintenir la qualité des services rendus.
Le respect de la confidentialité s’impose pour chaque mission (devoirs de réserve, de discrétion, de neutralité et, dans certains cas, de secret professionnel).
Sous la responsabilité de la responsable du secrétariat général