L'université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c'est travailler dans un cadre privilégié au sein d'une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d'accueil et d'inclusion, de formation et de mobilité interne. C'est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C'est s'engager à relever les défis du XXIe siècle.
L'IAE est une composante autonome de l'université de Bordeaux. L'institut forme chaque année un peu plus de 1 000 étudiants et professionnels de niveau Master (Bac+4/+5) dans les domaines de la gestion parmi lesquels le marketing, la finance, le contrôle de gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le management international, l'entrepreneuriat, etc.
Gestion matérielle et administrative d'un parcours de formation
- Vous saisissez les plannings des enseignements, vous répondez aux demandes des enseignants, vous recensez les besoins pour les examens et centralisez les sujets ;
- Vous gérez les opérations d'admission et alimentez des tableaux de bord en lien avec la soutenabilité ;
- Vous participez activement à l'organisation et au suivi des jurys de délibération, des conseils de perfectionnement et aux enquêtes de satisfaction ;
- Vous accueillez les usagers, aidez à la recherche d'un stage, et participez à l'organisation d'évènements.
Suivi administratif des contrats d'apprentissage
- Vous assurez la gestion administrative sur un logiciel interne (YPAREO) ;
- Vous envoyez mensuellement les relevés de présence et suivi des livrets d'apprentissage ;
- Vous assurez la gestion administrative et financière des ruptures.
Missions transverses au poste d'assistant de formation
- Vous vérifiez et fiabilisez les heures d'enseignement réalisées en suivant le cadre de la maquette de formation ;
- Vous contribuez au bon archivage des documents sur le réseau, renseignez le tableau de suivi des archives papier ;
- Vous fixez les dates d'examen, remplissez un tableau commun, envoyez en reprographie les sujets et êtes l'interlocuteur des surveillants.
Activités associées
- Vous proposez, soutenez et portez les projets destinés à améliorer la qualité du service ;
- Vous participez le cas échéant, à la surveillance des examens.
Plus d'informations :
C'est un poste caractérisé par des relations institutionnelles omniprésentes que ce soit avec les entreprises ou les organismes de financement.
Contexte de travail :
- Possibilité de bénéficier jusqu'à deux jours de télétravail par semaine avec un plan de formation en interne sur les sites de Pessac et Talence.
- Présence possible un samedi par mois au vu du calendrier des cours et examens
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.