Au coeur du Sud-Ouest, le Conseil Départemental de Lot-et-Garonne vous invite à rejoindre une équipe de 1300 agents qui oeuvrent au quotidien sur un territoire de 333 000 habitants.
D'Agen à Marmande, de Casteljaloux à Villeneuve-sur-Lot, en passant par Damazan ou Nérac, le Lot-et-Garonne c'est un concentré de Sud-Ouest alliant convivialité et douceur de vivre. Idéalement situé entre les métropoles de Bordeaux et Toulouse, le Lot-et-Garonne est unanimement reconnu pour sa qualité de vie et son environnement privilégié. Véritable « Jardin de la France » pour la qualité et la diversité de ses produits locaux et sa gastronomie, le Lot-et-Garonne est aussi un territoire de culture, de sport et d'activités nature.
En terre d'ovalie, l'esprit d'équipe, le partage et la solidarité font partie de notre ADN. Rejoignez le pack lot-et-garonnais !
Le Conseil départemental recrute un·e assistant·e de direction au sein de la direction générale des services
Assister le DGS dans l'organisation de sa vie professionnelle :
- Gérer son agenda, prendre les rendez-vous,
- Préparer les ordres du jour et les dossiers de réunion,
- Préparer le dossier du jour du DGS,
- Assurer la mise en forme et l'envoi de courriers.
Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique au niveau de la DGS :
- Renseigner l'interlocuteur et aiguiller les demandes vers les services adéquats de la collectivité,
- Recevoir, traiter, transmettre des messages électroniques,
- Gérer les réservations de salles (en lien avec la SG).
Assurer la planification des réunions :
- Réunions DGS avec les cadres de la collectivité (Codir, collectif DGA, bilatérales DGA),
- Réunions délibératives de la collectivité (en lien avec la SG).
Assurer le suivi des instances et le respect des délais de réponse de la part des DGA :
- Courriers réservés (AIRS),
- Demandes du DGS,
- Demandes du CAB,
- Demandes de la Présidente.
Gérer les circuits de validation des notes et des courriers :
- Enregistrement entrée / sortie des parapheurs au niveau de la DGS,
- Relance auprès des rédacteurs et signataires en cas de besoin.
Participer à la préparation et au déroulement des réunions délibératives de la collectivité (en lien avec la SG) :
- Relecture des rapports et délibérations,
- Dématérialisation et envoi de rapports et délibérations aux élus,
- Participation à la préparation du dossier présidente (résumés des rapports),
- Suivi des présences et des votes en réunion.
Animer le réseau des assistantes métiers de la collectivité.
Ce poste nécessite une grande capacité d'organisation et de la résistance au stress
- Techniques de secrétariat
- Logiciels de bureautique
- Procédures administratives
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règlement intérieur de la collectivité
- Expression orale et écrite
- Organisation du temps (gestion d'agendas)
- Elaboration et suivi de tableaux de bord
- Bon relationnel
- Discrétion, confidentialité
- Capacité d'adaptation, d'organisation et d'anticipation
- Capacité à s'adapter à des interlocuteurs très variés
- Techniques de secrétariat
- Logiciels de bureautique
- Procédures administratives
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règlement intérieur de la collectivité
- Expression orale et écrite
- Organisation du temps (gestion d'agendas)
- Elaboration et suivi de tableaux de bord
- Bon relationnel
- Discrétion, confidentialité
- Capacité d'adaptation, d'organisation et d'anticipation
- Capacité à s'adapter à des interlocuteurs très variés