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Missions principales
Le pôle Développement Economique et Environnemental (DEE) est l’incarnation de la feuille de route Neo Terra, qui vise à l’accompagnement et l’accélération de toutes les transitions pour réduire les émissions de gaz à effet de serre et l’érosion de la biodiversité. Elle constitue la colonne vertébrale de l’ensemble des politiques régionales et particulièrement au sein du pôle DEE qui met en synergie les politiques économiques et environnementales.
Dans ce cadre, l'assistant-e de DGA aura pour missions de :
- apporter un appui à la DGA et à son adjoint-e dans l'exercice de leurs missions en lien avec les autres assistantes du DGA et des Directions : assistance administrative et logistique, gestion du secrétariat
- produire des synthèses, mettre en forme des données, compiler des notes en lien avec l'ensemble des Directions du Pôle
- mettre en place et coordonner la mutualisation des assistant(e)s de direction au niveau du Pôle DEE : recensement des besoins, animation de réunions
Activités principales
- Assurer l'assistance logistique de la DGA et de son Adjoint en lien avec les autres assistantes : gestion de l'agenda et organisation des déplacements, suivi de la boite électronique, suivi du processus délibératif à partir des outils métiers, prise d'appels téléphoniques
- Suivre le circuit des signatures et des notes
- Assurer le lien entre le manager et le secrétariat des Vice-Présidents
- Rédiger des courriers de réponse aux sollicitations
- Effectuer la coordination des assistantes du Pôle et être force de proposition afin d'améliorer la fluidité de la communication au sein du Pôle
- Assurer une veille thématique pour le Pôle
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Assurer l'archivage des dossiers
- Participer à la constitution de base de données
- Apporter un support logistique auprès des Directions du Pôle
- Assister à des réunions et en rédiger le compte-rendu
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
Moyens mis à disposition
- Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine
- Logiciels
- Matériels de bureautique
Spécificités du poste
- Encadrement : Non
Savoirs
- Compétences, organisation et fonctionnement des collectivités
- Règles de communication et techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, PDF Split) et de logiciels métiers (idéalement, Délibélu, Teams)
Savoir-faire
- Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous
- Coordonner son action avec celle d'autres assistant-e-s
- Rédiger, synthétiser et présenter l'information
- Savoir s'organiser et gérer les priorités
- Travailler en équipe et au contact du public
- Identifier et gérer la demande dans un délai contraint et avec réactivité
- Rédiger, exposer et présenter des documents de manière claire et adaptée au destinataire
- Accueillir, appréhender les demandes, et y apporter les réponses adaptées
- Gérer l'information, classer et archiver des documents
Savoir-être
- Discrétion
- Adaptabilité
- Capacité à anticiper
- Sens du travail en équipe
- Capacités de communication écrite et orale, écoute
- Qualités relationnelles
- Réactivité
- Sens de l'organisation
La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
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