MISSION-S PRINCIPALE-S:
Accueillir et orienter le public / Représenter l'image de l'établissement/de la collectivité
Veiller et contrôler l'accès aux bâtiments afin de participer à la sécurité des sites
Assurer l'ouverture et la fermeture des accès aux bâtiments
Gèrer le courrier
ACTIVITES PRINCIPALES:
Accueillir et orienter le public :
- Accueillir le public physiquement ou par téléphone
- Renseigner et orienter le public vers le-s service-s, bâtiments ou interlocuteurs-trices compétents-es
- Rechercher et garantir une réponse/orientation fiable aux demandes du public
- Représenter l'image de l'établissement/de la collectivité
Gérer les accès aux batiments :
- Contrôler (ou participer au contrôle) des accès de la structure : ouverture et fermeture, sécurisation des bâtiments, gestion des clés, vérification de l’identité des personnes extérieures, etc.
- Surveiller les entrées et sorties du site
Gérer le courrier/les dossiers :
- Assurer la reception, le tri, la distribution, le classement, le contrôle de documents, colis, dossiers et courriers
- Gérer l'ensemble des activités associées à la relation avec La Poste: affranchissement, formulaires postaux, déplacements à la poste, etc.
Favoriser et contribuer aux actions menées dans le cadre de la transition écologique
ACTIVITES SECONDAIRES ET/OU PONCTUELLES:
Assurer la gestion des salles de réunion (planning, réservations, l’état des salles, etc.)
Assurer la gestion et l'affichage d'informations diverses
Assurer la signalétique au sein des bâtiments
Participer à des opérations de logistique (réception de colis, vérification des livraisons, etc.)
Assurer le nettoyage et l'entretien courant de la loge, de ses abords et de bureaux de l'administration
Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
SAVOIRS:
Savoirs transverses :
- Règles d'utilisation des produits dangereux
- Notions réglementaires sur les établissements recevant du public (ERP)
- Connaissance de l'organisation d'un EPLE et de la Fonction publique territoriale
- Connaissance des pictogrammes
- Règles et normes en matière d'hygiène et de sécurité notamment incendie
- Notions en calcul de pourcentage, de dosage, de proportions
- Sensibilité à une démarche « éco responsable » (préservation de l’environnement, maitrise des consommations d'eau et d'énergie,
réduction et tri des déchets)
Accueillir et orienter le public :
- Techniques d'accueil téléphonique
- Techniques et outils de communication
- Techniques de gestion de conflits
- Techniques de prise de notes
Gérer les accès aux bâtiments :
- Fonctionnement de base des alarmes
Gérer le courrier/les dossiers :
- Maîtriser les savoirs de base (lire, écrire, calculer)
- Règles d'affranchissement du courrier
- Notions en gestion de stock et méthodes d'entreposage
SAVOIR-FAIRE:
Accueillir et orienter le public :
- Recevoir, filtrer et orienter des personnes (sur plan ou physiquement) et des appels téléphoniques
- Utiliser les outils bureautiques et les outils collaboratifs (planning, agendas)
- Diffuser des informations par voie d'affichage ou au sein des services
- S'adapter au public, s'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Prévenir et gérer des situations d'urgences et conflictuelles
- Identifier une situation nécessitant l'intervention d'un supérieur hiérarchique
- Gérer les priorités et son temps de travail
- Appliquer et retranscrire des consignes orales ou écrites
- Alerter et rendre compte
Gérer les accès aux bâtiments :
- Surveiller l'accès aux bâtiments et prévenir le service compétent en cas d'alarme incendie
- Assurer l'ouverture et la fermeture des accès aux bâtiments
- Veiller à l'application des consignes de sécurité dans les lieux publics
- Etablir des compte-rendu de surveillance
Gérer le courrier/les dossiers :
- Réaliser la gestion administrative afférente à la gestion du courrier
- Classer, archiver, photocopier et numériser des dossiers administratifs
SAVOIR-ETRE:
- Sens de l'écoute
- Diplomatie et courtoisie
- Discrétion
- Autonomie, méthode et soin dans l'exécution
- Réactivité
- Savoir alerter et rendre compte
- Polyvalence, dynamisme
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Avoir une hygiène et une présentation soignée
- Sens du travail en équipe
- Gestion du stress
- Respect de la confidentialité
- Être attentif-ve à l'exemplarité (comportement adéquat) et à la sécurité des élèves
17 - Un-e Agent-e d'Accueil au sein du Lycée jean Dautet à La Rochelle- P2776 - Poste logé
CATÉGORIE : C
FILIÈRE : Technique
CADRE D’EMPLOIS :
- Adjoint Technique Territorial
- Adjoint Technique Territorial des Établissements d’Enseignement.
GRADE :
- Adjoint Technique Territorial.
- Adjoint Technique Territorial Principal de 2ème classe.
- Adjoint Technique Territorial Principal de 1ère classe.
- Adjoint Technique Territorial des Établissements d’Enseignement.
- Adjoint Technique Territorial Principal de 2ème classe des Établissements d’Enseignement.
- Adjoint Technique Territorial Principal de 1ère classe des Établissements d’Enseignement.
TITRES requis pour le poste : NON
ENCADREMENT : NON
LOGEMENT DE FONCTION oui en NAS (Nécessité Absolue de Service) (T5 90 m2)
LIEU DE TRAVAIL/AFFECTATION:
Site de rattachement :POITIERS
Résidence administrative : LA ROCHELLE
Département : 17
Etablissement: LYCEE JEAN DAUTET
Affectation principale : Equipe entretien général
Sous l'autorité hiérarchique du Président de la Région Nouvelle-Aquitaine
Sous l'autorité fonctionnelle du- de la Chef-fe d'établissement, du-de la secrétaire général-e et de l'agent-e en charge de l'encadrement le cas échéant
MOYENS MIS A DISPOSITION:
Matériel de bureautique
Matériels et équipements dédiés au métier exercé
Annuaire de la collectivité et/ ou de l'établissement
CONDITIONS DE TRAVAIL LIEES AUX FONCTIONS:
Travail en bureau ou guichet d'accueil
Tenues vestimentaires correctes
HORAIRES DE TRAVAIL:
Poste à temps complet : 1 607 heures
Ils peuvent évoluer en fonction des nécessités de service